Privacy Policy

Deze Privacy Policy is van toepassing op de website www.votf.be, Beroepsvereniging van Vlaamse Audiovisuele Facilitaire Bedrijven.  

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is Wim Robberechts, maatschappelijke zetel te 2800 Mechelen, Industriezone Noord, Zandvoortstraat C8, een, Belgische vennootschap BE0468 650 253.

VOTF, streeft naar de maximale zichtbaarheid in deze digitale tijden, ook nemen wij hierbij de verwerking van je persoonsgegevens als een serieuze aangelegenheid.

Je persoonlijke gegevens en je bedrijfsgegevens deel je met ons, zodat wij je optimaal van dienst kunnen zijn. We vinden het belangrijk dat jij ook weet waarom wij om je persoonlijke gegevens vragen en wat wij ermee doen. Hieronder vind je een uitleg van enkele redenen waarom we informatie van je vragen en op welke manier we deze informatie van je verkrijgen en gebruiken.

Lees deze Privacy Policy aandachtig door, want deze bevat essentiële informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en welke cookies worden gebruikt. Waar we in dit privacybeleid verwijzen naar ‘persoonsgegevens’, bedoelen we de informatie die jij aan ons verstrekt over jezelf, zoals je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, je financiële gegevens, maar ook je website. 

Algemeen

VOTF erkent het belang van gegevensbescherming en de privacy van haar leden en bezoekers op de website en zal de persoonsgegevens van de betrokkene met de nodige zorg behandelen en enkel voor de welbepaalde doeleinden. Wij streven er optimaal naar om in regel te zijn met de recente aanpassingen en de Europese Verordening 2016/679 van 27 April 2016, maar ook met de Belgische wet van 30 juli 2018. Dit zowel naar de verwerking als naar de bescherming van de persoonsgegevens.

Welke gegevens verzamelen wij en waarom?

Je deelt gegevens met ons op verschillende manieren. Wij gebruiken daarbij gegevens die we van jou ontvangen hebben, maar ook door onszelf verzamelde gegevens. Bijvoorbeeld gegevens over je bezoek aan onze website. Je bent niet verplicht om jouw persoonsgegevens vrij te geven, maar begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten onmogelijk wordt wanneer je de verwerking weigert. Je bent als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die je ons verstrekt.

Anonieme gegevens

Dit zijn gegevens die je met ons deelt zonder registratie: surfgedrag, herkomst, zoektermen. We gebruiken deze gegevens voor het onderhouden en verbeteren van onze website. Dit houdt in dat we persoonsgegevens opnemen in anonieme statistieken, waaruit de identiteit van specifieke personen of bedrijven niet kan achterhaald worden, met als rechtsgrond de legitieme belangen van VOTF om haar website en dienstverlening voortdurend te verbeteren.

Cookies

De website maakt ook gebruik van cookies die een aantal persoonsgegevens verzamelen met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming. We gebruiken deze gegevens voor het onderhouden en verbeteren van onze website. Voor de bepalingen omtrent het gebruik van cookies, zie het cookie beleid.

Lid worden

Voor je lidmaatschapsaanvraag vragen wij om je gegevens, te verstrekken zodat wij je lidmaatschap kunnen activeren. Hiervoor hebben we je naam, adres en financiële gegevens Deze gegevens verwerken wij met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst.    We gebruiken de gegevens om je factuur op te maken en de publicatie op onze website, we houden je op de hoogte via nieuwsbrieven, maar wat belangrijk is: ook voor de deelname aan onze events. Deze zijn namelijk strikt voorbehouden voor jullie als lid van onze organisatie. De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst die door jou gevraagd werd.  

Voor de boekhouding en facturatie gebruikt VOTF de diensten van O365 Microsoft .  Door op de naam van de dienstverleners te klikken kan u hun privacy- en cookiebeleid vinden. De gegevens worden door deze dienstverleners verwerkt in het kader van de wettelijke verplichtingen i.v.m. de verwerking en het bewaren van facturen.

Onze diensten tijdens je lidmaatschap

In het kader van de diensten die we aanbieden op onze website, publiceren wij graag de contactgegevens alsook de website van onze leden. Je lidmaatschap ga je aan voor een periode van 1 jaar, na dit jaar verwijderen wij ook je gegevens op onze website, indien je dit zou verlengen. Het ontvangen van uitnodigingen van onze events is gebonden aan je lidmaatschap en eindigt met je lidmaatschap, alle vragen over je lidmaatschap kan je ons altijd stellen via: info@votf.be         

Onze nieuwsbrief

Bij het aangaan van je lidmaatschap, mag je van ons een geregelde tijdstippen een nieuwsbrief verwachten. Zo blijf je op de hoogte van acties, promoties en de nieuwste trends en kunnen we je uitnodigen op evenementen, webinars en livestreams. Hiervoor geldt steeds als rechtsgrond je expliciete, voorafgaande toestemming. Je gegeven toestemming kan je steeds intrekken, dit doe je door onderaan onze nieuwsbrieven op “uitschrijven” te klikken.

Contact

Om onze dienstverlening te blijven verbeteren, horen wij graag jouw mening! Als je deze wenst te delen met ons kan dit via: info@votf.be   

Indien je contact opneemt met één van onze experts in een specifiek domein rechtstreeks, dan zijn zij verantwoordelijk voor de correcte verwerking van je persoonsgegevens en alle gegevens die je aan hen verstrekt. Bij een verzoek tot inzage vragen wij dan ook om hen rechtstreeks te contacteren. Zij zijn verwerkingsverantwoordelijke bij rechtstreeks contact via hun gegevens vermeld op onze website.

Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

Om jouw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot jouw persoonsgegevens aan het dagelijks bestuur van VOTF. Binnen VOTF zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar in functie van hun taken toegang toe moeten hebben. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze personen en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan dit privacybeleid.

Wij verlenen vreemden geen toegang tot jouw gegevens en nemen de juiste technische en organisatorische maatregelen om dit te voorkomen. Indien er alsnog ongeoorloofde toegang is geweest tot jouw gegevens, dan streven wij ernaar om dit in alle transparantie met jou te delen.

Ook kunnen we in zeldzame gevallen je gegevens doorgeven als we daartoe verplicht worden door bepaalde wet- en regelgeving en/of rechtspraak. Het kan voorkomen dat VOTF uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel, of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving, moet onthullen. In dat geval zullen wij in redelijkheid pogen je vooraf hierover te informeren, tenzij dit aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

We kunnen je gegevens ook doorgeven in het geval onze organisatie of een deel daarvan wordt verkocht en de koper je gegevens nodig heeft om de service aan jou voort te kunnen zetten. Bij gehele of gedeeltelijk reorganisatie of overdracht van activiteiten van VOTF, waarbij de bedrijfsactiviteiten gereorganiseerd, overgedragen of gestaakt worden of indien VOTF-failliet gaat, kan dit betekenen dat uw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden worden overgedragen. Wij zullen in redelijkheid pogen je van tevoren op de hoogte te stellen van het feit dat VOTF jouw gegevens aan genoemde derde bekendmaakt, maar je erkent ook dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.

Occasioneel doen wij een beroep op een externe verwerker om ons te helpen met bepaalde diensten. Deze diensten kunnen bestaan uit onder andere website aanpassingen, …  Dit doen we om onze dienstverlening naar jou toe optimaal te laten verlopen. Voor deze externe dienstverlening maken wij strenge afspraken en zullen deze afspraken dan ook contractueel onderbouwen. Deze partijen worden streng gecontroleerd door VOTF, om er zeker van te zijn dat jouw privacy beschermd blijft!

VOTF verbindt zich er helemaal toe dat wij jouw persoonsgegevens niet zullen verkopen, verdelen of doorgeven aan andere partijen voor commerciële doeleinden, zonder jouw uitdrukkelijke vooraf gegeven toestemming. Dit eisen wij ook van onze externe verwerkers. Jouw persoonsgegevens zijn uitermate belangrijk voor ons en wij verwachten dit dan ook van onze externe partijen.

Bewaartermijn van je gegevens

Bij het aangaan van je lidmaatschap publiceren we jouw commerciële gegevens, zoals je website , maar ook je naam en e-mailadres gedurende de looptijd van je lidmaatschap. Je factuur / debetnota bewaren we dan 7 jaar, de wettelijke verplichting rondom financiële documenten.

Jouw gegevens raadplegen, bijwerken of verwijderen

Wanneer je lid bent van VOTF, bewaren we bepaalde gegevens. Daarom beschik je ook over een aantal rechten met betrekking tot deze gegevens.

1. Recht van toegang en inzage

Je hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van jouw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van jouw persoonsgegevens maken.

2. Recht van verbetering, verwijdering en beperking

Je bent vrij om jouw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan VOTF. Daarnaast heb je steeds het recht om ons te verzoeken jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Je mag eveneens vragen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken. Je erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten en producten niet leverbaar zijn en dat verwijderen of wijzigen van persoonsgegevens in een aantal gevallen wettelijk niet mogelijk is.

3. Recht van verzet

Je beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast heb je steeds het recht om je te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoef je geen redenen op te geven.

4. Recht van vrije gegevensoverdracht

Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens die door VOTF verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

5. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op jouw voorafgaande toestemming, beschik je over het recht om die toestemming in te trekken.

6. Uitoefening van uw rechten

Je kan je rechten uitoefenen door een duidelijk verzoek te richten aan: Info@votf.be      

In dit verzoek staat helder wat je wenst te weten, corrigeren of wissen. Dit verzoek moet ondertekend en gedateerd zijn, en een kopie van de voorkant van je identiteitskaart bevatten. Als aan deze voorwaarden voldaan is, zal VOTF zo snel mogelijk aan je vraag voldoen en je hierover berichten.

Als je je recht van inzage uitoefent, zal VOTF je een zo volledig mogelijk overzicht geven van jouw gegevens. Het is mogelijk dat sommige persoonsgegevens uit klassieke back-upbestanden, log-, historiek-of archiefbestanden niet opgenomen zijn in dit overzicht. Deze gegevens maken geen deel uit van de courant verwerkte persoonsgegevens en zijn daarom niet onmiddellijk beschikbaar en kunnen ook niet worden meegegeven. Ze worden wel verwijderd uit deze bestanden volgens standaard processen.

7. Recht om klacht in te dienen

Je beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet. Indien je schade zou lijden als gevolg van de verwerking van je persoonsgegevens, kan je een vordering tot schadevergoeding instellen.

Cookiebeleid:

Om jou een betere service te bieden bij het bezoeken van websites maken de meeste sites gebruik van cookies. Dat zijn handige technieken die informatie verzamelen en gebruiken. Websites worden daardoor gemakkelijker in gebruik.

Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat je ingelogd kan blijven op een website of dat jouw voorkeuren, zoals locatie, worden onthouden. Ook kunnen websitehouders dankzij cookies zien hoe vaak hun sites – en welke pagina’s – door bezoekers worden bekeken.

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die een website op de harde schijf van je computer zet op het moment dat je de site bezoekt. Je kunt ze op elk gewenst moment verwijderen. Dat gaat heel eenvoudig via de instellingen van jouw browser. Bedenk wel dat je na het verwijderen van cookies opnieuw jouw voorkeuren zal moeten instellen of opnieuw moet inloggen.

Belangrijk om te weten: het gebruik van cookies is veilig. E-mail en telemarketingacties zijn niet het gevolg van cookies. Cookies slaan namelijk jouw e-mailadres of telefoonnummer niet op, noch wordt er met behulp van cookies een tot een persoon herleidbaar profiel opgebouwd.

Type Cookies

1. Functionele cookies

Voorbeelden van deze cookies zijn: bijhouden van jouw login-gegevens, de inhoud van je winkelmandje.

2. Social Media cookies

Voorbeelden van deze cookies zijn: Artikels die je op onze website bekijkt, kun je door middel van buttons delen via social media. Voor het functioneren van deze buttons wordt gebruik gemaakt van social media cookies van de social media partijen, zodat deze jou herkennen op het moment dat je een artikel wil delen.

3. Advertentie cookies

Via deze cookies kunnen wij jou relevante advertenties tonen n.a.v. jouw interesses.

Welke Cookies worden er gebruikt?

Google Analytics cookies

Wij gebruiken Google Analytics cookies om gegevens te verzamelen over jouw bezoek op onze website.

Voor meer informatie rond de werking van deze cookies kan je de cookie en privacyverklaring van Google bekijken. Meer info: https://policies.google.com/technologies/partner-sites.

Facebook :

Door middel van Facebook plug in kan Facebook inzicht krijgen in de gegevens die we over je ontvangen, waaronder gegevens over je gebruik van andere websites en apps, of je nu wel of niet geregistreerd of aangemeld bent.

Wij doen dit uiteraard niet zonder jouw uitdrukkelijke toestemming, je kan deze toestemming te allen tijde aanpassen door het vinkje af en aan te klikken in de cookie voorkeuren.

Of je kan dit doen op je Facebook-pagina.

Waarom doen we dit?

Zo kan VOTF gerichte acties opzetten, die wel interessant voor jou als lid kunnen zijn in de toekomst, wij monitoren uiteraard ook graag waar jouw interesses als lid liggen, en hoe wij jouw ledenbeleving nog beter kunnen maken. Heb je hierover suggesties? Stuur ze ons dan zeker toe.

Google Tag Manager beheert tags of scripts die op gecentraliseerde wijze nodig zijn voor de webshop.

Meer info: https://policies.google.com/technologies/cookies.

Google Ads cookiesworden gebruikt om onze advertenties relevant te maken voor onze bezoekers, op basis van de activiteiten van de bezoeker op onze website. Meer info: https://policies.google.com/privacy

Selligent cookiesworden gebruikt om gegevens te verzamelen over jouw bezoek op onze website en de producten die je bekijkt.